Zmiany, których obecnie doświadczają firmy, kreują zupełnie nową rzeczywistość, wymagają odmiennego podejścia do sposobu zarządzania organizacją i stawiają przed księgowymi kolejne wyzwania.
Obecna sytuacja gospodarcza przypomina łapanie fali przez windsurferów – złapana w odpowiednim momencie i we właściwy sposób pozwoli na osiągnięcie zamierzonych celów, w przeciwnym razie – może wywrócić, a nawet zatopić.
Powodzenie nieuniknionych zmian w dużej mierze zależy od tego, jak dobrze została przeprowadzona analiza i jak dobrze poukładano na nowo procesy, które do tej pory działały bez zarzutu. Konsekwencje pandemii wiążą się z wieloma niespotykanymi w większości firm zjawiskami, których nikt nie przewidział, a zatem nie przygotował się do nich.
Przykładem jest np. masowe przejście na pracę zdalną, elektroniczne udostępnianie dokumentów, co spowodowało konieczność szybkiego wdrożenia nowego podejścia do zarządzania procesami w firmie i wprowadzenia skorygowanych wskaźników oceny efektywności. Jeśli sytuacja będzie się przedłużała, a ludzie jej nie zaakceptują i nie odnajdą się w niej poprzez właściwe działanie, organizacja bardzo szybko może znaleźć się w sytuacji krytycznej.
Postępujący paraliż gospodarczy wywołuje często pośpieszne, a co za tym idzie nieprzemyślane i błędne decyzje. Najważniejsze jest zachowanie spokoju oraz zaplanowanie „przestawienia” firmy na nową rzeczywistość. Wszelkie działania powinny być poprzedzone sensowną i wnikliwą analizą, zwłaszcza finansową, a komunikacja prowadzona w sposób jak najbardziej jasny dla wszystkich zainteresowanych. Takie podejście i odpowiednie przygotowanie pozwoli być może na złapanie odpowiedniej fali i bezpieczne funkcjonowanie w nowej rzeczywistości.
Ogólna sytuacja firmy
Przedsiębiorstwa muszą mieć nie tylko przygotowany odpowiedni plan działania na wypadek sytuacji kryzysowej, ale też cały czas na nowo go definiować – dobitnie pokazała to sytuacja w jakiej obecnie się znajdujemy. Brak wyobraźni, umiejętności szybkiego reagowania i odpowiedniego przygotowania najczęściej wywołują panikę, która może być zgubna dla każdego, nawet dobrze działającego przedsiębiorstwa.
Firmy, których zarządy potrafią spojrzeć na biznes z dystansem i z szerszej perspektywy, są zdecydowanie lepiej przygotowane do działań kryzysowych. Przykład chińskich przedsiębiorstw pokazuje, że te, które szybko się zreorganizowały, wystartowały w lepszym punkcie w fazie odmrażania gospodarki. Najlepiej poradziły sobie te, które w początkowej fazie pandemii powołały grupy szybkiego reagowania.
Grupa taka przyda się też w innych trudnych sytuacjach lub w kolejnej fazie – czego nie można wykluczyć – koronawirusa. Kluczowy jest zatem dobór zespołu, w którym powinny znajdować się osoby o wysokich kompetencjach, zajmujące odpowiednie stanowiska, mające możliwość szybkiego uzyskiwania potrzebnych danych i decyzyjne. W składzie grupy koniecznie musi być osoba zajmująca się finansami, najlepiej główna księgowa, która zwykle ma największą wiedzę o najważniejszych procesach w firmie. Zespół szybkiego reagowania, prócz bieżącej działalności firmy, zajmuje się takimi obszarami jak: komunikacja, finanse, zasoby ludzkie, bezpieczeństwo IT.
Scenariusz działania na wypadek kolejnego kryzysu powinien być przygotowany zawczasu, a reakcja bardzo szybka. Powołany zespół będzie bardzo przydatny nie tylko w działaniach przedsiębiorstwa, ale także w sytuacji potrzeby zorganizowania się np. całej branży, jak miało to miejsce w wystąpieniach Stowarzyszenia Księgowych w Polsce o odroczenie terminów składania m.in. wszelkich deklaracji i zeznań podatkowych, obowiązkowych informacji, sporządzania i podpisywania sprawozdań finansowych, a także przesunięcie terminu wdrożenia nowej wersji JPK dla celów VAT czyli JPK_VAT7M i JPK_VAT7K przez małych i średnich przedsiębiorców. Jest to również szczególnie widoczne w przypadku usług turystycznych czy fitness, gdzie tylko zdecydowane działania w większej grupie mogą przynieść pożądany efekt.
Firmy, które odpowiednio szybko przeszły na zarządzanie kryzysowe i stworzyły odpowiednio przygotowane zespoły, są obecnie w dużo lepszej sytuacji niż konkurencja.
Komunikacja
Nowa rzeczywistość pokazała, jak wiele firm miało olbrzymie problemy z komunikacją nie tylko z otoczeniem zewnętrznym, ale również wewnątrz organizacji. Najlepiej radziły sobie przedsiębiorstwa, które:
- odpowiednio szybko zadbały o ludzi (pracowników, partnerów biznesowych), jak i sytuację w jakiej się znaleźli; miało to wyraz zarówno w postaci e-maili i telefonów, spontanicznie przesyłanych wyrazów pamięci i innych form okazywania troski;
- przygotowały i prowadziły działania wspierające całą branżę;
- prowadziły odpowiednio przygotowaną komunikację w mediach społecznościowych;
- dzięki efektywnym działaniom marketingu przekierowywały sprzedaż z jednego kanału dystrybucji, np. ze szkoleń stacjonarnych na szkolenia on-line, ze sklepu stacjonarnego na stronę e-commerce w internecie,
- odpowiednio wyważyły ilość komunikatów przekazywanych otoczeniu, tak by ich nadmiarem nie wywołać wrażenia, że nie panują nad sytuacją, przy czym reakcja na zmiany była bardzo szybka;
- bazowały wyłącznie na sprawdzonych informacjach i unikały tzw. fake newsów – informacja o tym, że w danym biurowcu znajduje się chora osoba, potrafiła spowodować falę zwolnień L-4 dostarczanych przez pracowników wielu sąsiadujących firm.
Choć odpowiednia komunikacja stanowi zagadnienie często marginalizowane, to jest kluczowa dla przetrwania organizacji. Właściwe i spokojne podejście informacyjne pozwala wyjść z kryzysu nawet w razie problemów i mocnego zderzenia z rzeczywistością.
Finanse
Sytuacja finansowa, w jakiej znalazły się obecnie firmy, w wielu przypadkach jest wręcz krytyczna. Z badań przeprowadzonych przez Polski Instytut Ekonomiczny w dniach 15–17 kwietnia 2020 r. wynika, że 47 proc. polskich przedsiębiorstw posiada środki finansowe na przetrwanie maksymalnie jednego kwartału, 11 proc. nie posiada żadnego zabezpieczenia finansowego, a jedynie 39 proc. firm jest w stanie kryzysowym funkcjonować dłużej niż trzy miesiące (http://pie.net.pl/trudna-sytuacja-finansowa-przedsiebiorstw-nie-wzmaga-planow-zwolnien-i-obnizek-plac/).
Do tego dochodzą kolejne trudności: w co 4 firmie związane z regulowaniem zobowiązań, w co trzeciej – z wyegzekwowaniem należności. Poza tym wyniki badań Krajowego Rejestru Długów pokazują, że 44 proc. firm ma kłopot z terminową opłatą faktur ze względu na nieściągnięte należności, a 42 proc. przyznaje, że straciło zaufanie do wiarygodności finansowej swoich kontrahentów w obliczu pandemii koronawirusa (https://krd.pl/Centrum-prasowe/Raporty/2020/Wplyw-koronawirusa-na-plynnosc-finansowa-firm).
Wnioski z tych badań jasno pokazują, że firmy, które realnie myślą o przetrwaniu kolejnej fali epidemii, muszą mieć przygotowane środki pozwalające funkcjonować powyżej trzech miesięcy. Oczywiście środki te muszą być zabezpieczone w formie gotówki lub innych łatwo dostępnych instrumentów finansowych. Należy pamiętać, że finansowanie bankowe może pomóc, o ile będzie zorganizowane przed wystąpieniem problemów oraz przyznane na odpowiednio długi okres, aby sensownie zabezpieczyć działalność firmy w czasie kryzysu.
W przygotowaniach do kolejnej fali epidemii lub innych niespodziewanych kłopotów kluczowe jest przede wszystkim zorganizowanie księgowości, pozwalające co najmniej raz w miesiącu dokładnie przeanalizować sytuację firmy zarówno od strony przychodów, jak i kosztów. Fundamentalna jest też analiza przepływów pieniężnych ze szczególnym uwzględnieniem ściągania należności.
Sprawnie działający system może pomóc w przygotowaniach, pokazując przede wszystkim jak duża jest „luka finansowa” i jakiej wielkości środki finansowe należy pozyskać, aby przetrwać kolejny okres zawieszenia gospodarki. Sporządzenie planu działania w odpowiedzi na „lukę gotówkową” stanowi jedną z najważniejszych kwestii, jaką należy się zająć w okresie pomiędzy kolejnymi falami trudności. Być może konieczne okaże się rozważenie sprzedaży firmy bądź też połączenie sił z konkurencją. Większe podmioty, mające zapewnione bardziej pokaźne środki finansowe, są w stanie dużo łatwiej przetrzymać kolejne problemy, np. związane z ponowną pandemią, której nie można w najbliższym czasie wykluczyć.
Uwaga! Firmy, które względnie dobrze przetrwały pierwszy okres „nowej rzeczywistości”:
- miały zapas gotówki, wystarczający na przetrwanie co najmniej 3–6 miesięcy; należy ostrożnie podchodzić do możliwości pozyskania kredytów bankowych w dobie kryzysu;
- dokładnie przeanalizowały i skorzystały z działań pomocowych, które były dla nich odpowiednie.
Co ciekawe, nawet w firmach takich jak biura rachunkowe, analiza wyników oraz przygotowywanie firmy na różne scenariusze związane z przestojami nie zawsze odbywa się na należytym poziomie. Choć tu dużo zależy też od klientów i od tego, czy systematycznie regulują wobec nich swoje zobowiązania. Na marginesie warto dodać, że przygotowywanie wniosków o pomoc dla przedsiębiorców było dla biur rachunkowych ogromnie pracochłonne, a wykonywały te zadania dość często bez pobierania dodatkowych opłat, biorąc pod uwagę dotychczasowe relacje z klientami. Z pewnością nie było to łatwe zadanie, ponieważ pracują w nich przede wszystkim kobiety, którym zdecydowanie trudniej niż mężczyznom pogodzić obowiązki domowe z zawodowymi.
Zasoby ludzkie
Sytuacja związana z pandemią wymusiła na firmach ogromne zmiany dotyczące zarządzania kluczowym obszarem firmy, jakim jest HR. Szczególnie dało się to zauważyć w działach księgowych, w których praktycznie z dnia na dzień „nowa rzeczywistość” bardzo mocno wpłynęła na tryb pracy. Osoby zajmujące się księgowością musiały na nowo się zorganizować, ponieważ jest to nie tylko praca zdalna w zakresie jeszcze do niedawna wręcz niewyobrażalnym, ale też powodująca zupełnie nowe sytuacje, jak zdalne zarządzanie.
Pojawiła się konieczność komunikacji „na odległość” poprzez wideokonferencje i związane z tym problemy dotyczące efektywności oraz przemęczenia pracowników. Działy w firmie, które do tej pory pracowały ramię w ramię z klientem, takie jak księgowe z biur rachunkowych czy audytorzy, zostali zmuszeni do realizowania większości spraw zdalnie. To efekt konieczności wprowadzenia nowych zasad, dotyczących pracy w biurze, takich jak zapewnienie „dystansu społecznego”, noszenie maseczek, udostępnianie płynów do odkażania i ustawianie biurek w odpowiedniej od siebie odległości – co nie zawsze było możliwe, choćby ze względu na warunki lokalowe.
Przetrwanie firm zależy od szybkości reakcji zarządów. Wywołanie paniki niewłaściwym postępowaniem może, tak jak w branży IT, wymusić znaczy wzrost fluktuacji personelu. Przedsiębiorstwa, które zmierzyły się z nową rzeczywistością i najlepiej sobie poradziły, szybko zareagowały w następujących obszarach:
- zweryfikowały zakres obowiązków pracowników i w razie potrzeby wyznaczyły nowe zadania lub też zupełnie przekwalifikowały zatrudnionych, np. firmy turystyczne przekierowały część pracowników do pracy nad ofertą na początek roku 2021 z uwzględnieniem terenów mniej dotkniętych pandemią;
- wzięły pod uwagę sytuację rodzinną pracowników i, o ile było to możliwe, oferowały pracę zdalną;
- postarały się o wsparcie psychologiczne dla osób odizolowanych w domu i wymagających tego wsparcia;
- zadbały o zdrowie zatrudnionych:
- postawiły na jasną komunikację z pracownikami.
Zasoby ludzkie to kluczowy element każdej firmy, zwłaszcza usługowej. Brak odpowiedniej reakcji na zaistniałą sytuację może skutkować istotnym pogorszeniem stanu firmy.
Informatyka
Pandemia wpłynęła na niesamowicie szybki rozwój zasobów IT w firmach. Pracownicy bardzo chętnie, jeśli było to tylko możliwe, przeszli na pracę zdalną. Według badań przeprowadzonych przez Grafton Recruitment i CBRE aż 64 proc. pracowników po powrocie do biura chce częściej korzystać z możliwości pracy zdalnej, przy czym dla większości jest to co najmniej jeden lub dwa dni w tygodniu. (https://www.rp.pl/Komercyjne/304289938-Nie-wszyscy-chca-wracac-do-biur.html).
Firmy, które w szybkim czasie dostosowały się do nowych zasad, szybko były w stanie w miarę normalnie funkcjonować. W tym momencie kluczowa będzie dokładna analiza i wyciągnięcie wniosków, na ile pracownicy byli gotowi do pracy zdalnej i na ile wszystko odbyło się w sposób bezpieczny. Zdecydowanie prościej jest przebudować procesy i poczynić niezbędne inwestycje w obecnej sytuacji. Kluczowe będzie przejrzenie systemów pod kątem cyberbezpieczeństwa zarówno od strony systemów, jak i procesów.
Przedsiębiorstwa, jak nigdy, narażone są zarówno na ataki ze strony hakerów, jak i błędy osób dopiero rozpoczynających pracę. Nie ma przy tym znaczenia czy firm jest duża, czy mała. Każda z nich może być tak samo narażona na utratę kluczowych danych. Ważne jest wyrobienie sobie cyfrowych nawyków, służących zapewnieniu bezpieczeństwa.
Cały artykuł: https://www.rp.pl/Rachunkowosc/305129979-Koronawirus-zmiany-dotyczace-firm-i-ksiegowosci.html
Najnowsze komentarze